E-Rechnung in der Kanzlei: ab wann Anwälte elektronisch abrechnen müssen

Wann muss eine Kanzleirechnung eine E-Rechnung sein?

Die Pflicht folgt aus § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG: Erbringen Sie eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, müssen Sie eine Rechnung ausstellen, und zwar als elektronische Rechnung, wenn beide im Inland ansässig sind. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG). Ein PDF ist das nicht, auch wenn es per E-Mail kommt.

Ob eine Rechnung unter die Pflicht fällt, prüfen Sie in dieser Reihenfolge:

1. Bezieht die Mandantschaft die Leistung als Unternehmer für ihr Unternehmen? Wenn nein, etwa bei einer Privatperson oder einem Selbständigen in einer privaten Mietsache, besteht keine Pflicht.
2. Sind Kanzlei und Mandantschaft im Inland ansässig? Wenn nein, besteht keine Pflicht.
3. Beträgt der Gesamtbetrag höchstens 250 €? Dann dürfen Sie immer eine sonstige Rechnung schicken (§ 33 UStDV ↗).
4. Ist die Kanzlei Kleinunternehmer? Dann ebenfalls (§ 34a UStDV ↗).
5. Greift für den Zeitpunkt der Leistung noch die Übergangsregel? Dann sind Papier oder, mit Zustimmung, ein PDF zulässig.
6. Sonst ist die E-Rechnung Pflicht.

Für eine juristische Person, die kein Unternehmer ist, müssen Sie zwar eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 UStG), aber keine E-Rechnung. Für Rechnungen an Verbraucher gilt neben dem Umsatzsteuerrecht vor allem das Gebührenrecht: Die Berechnung nach § 10 RVG brauchen Sie immer, eine E-Rechnung ist dort keine Pflicht.

Welche Übergangsfristen gelten, und was bedeutet die Umsatzgrenze?

Die Übergangsregel unterscheidet nach dem Jahr, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben, und nach dem Umsatz der Kanzlei.

Für Leistungen aus 2025 und 2026 dürfen Sie Rechnungen bis zum 31. Dezember 2026 noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format übermitteln. Für Leistungen aus 2027 gilt das bis zum 31. Dezember 2027 nur, wenn der Gesamtumsatz der Kanzlei im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug (§ 27 Abs. 38 UStG ↗, Satz 1 Nr. 2). Gemeint ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG, also der Umsatz der ganzen Kanzlei, nicht der eines Mandats.

Achten Sie auf den Zeitpunkt der Leistung, nicht den der Rechnung. Anwaltliche Leistungen werden oft erst Wochen nach dem Ende der Angelegenheit abgerechnet. Nach dem Wortlaut deckt die Übergangsregel Leistungen aus 2025 und 2026 nur, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird; Satz 1 Nr. 2 erfasst nur Leistungen aus 2027. Eine Rechnung über eine 2026 beendete Angelegenheit, die erst im Januar 2027 hinausgeht, fällt damit unter keine der beiden Regeln. Wer Rechnungen zum Jahresende sammelt, sollte das einplanen.

Was müssen Kanzleien seit dem 1. Januar 2025 empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 braucht die Übermittlung einer E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers mehr, soweit eine Pflicht zur E-Rechnung besteht (§ 14 Abs. 1 S. 5 UStG). Für die Kanzlei als Empfängerin heißt das: Sachverständige, Dienstleister und Lieferanten dürfen ihr E-Rechnungen schicken, und sie muss sie annehmen. Die Übergangsregel ändert daran nichts, sie betrifft nur das Ausstellen.

Praktisch genügt für den Empfang ein Postfach, das die Dateien entgegennimmt, und ein Programm, das den strukturierten Datensatz lesbar macht. Bei ZUGFeRD liegt der Datensatz in einem PDF, das sich wie gewohnt öffnen lässt; eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und braucht eine Anzeige.

Welche Ausnahmen gelten für Kleinbeträge und Kleinunternehmer?

Zwei Ausnahmen gelten unabhängig von jeder Übergangsfrist. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 UStDV, Satz 4). Dasselbe gilt für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG als Umsätze eines Kleinunternehmers steuerfrei sind (§ 34a S. 4 UStDV).

Maßgeblich ist der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer; eine Anwaltsrechnung liegt meist darüber. Für eine Kanzlei, die als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer abrechnet, bleibt dagegen alles beim Alten: Sie darf weiter Papier oder PDF schicken, muss E-Rechnungen aber empfangen können wie jede andere Kanzlei.

Wie passen § 10 RVG und das strukturierte Format zusammen?

Gebührenrecht und Umsatzsteuerrecht stellen nebeneinander Anforderungen an dieselbe Rechnung. Nach § 10 RVG ↗ können Sie die Vergütung nur aufgrund einer Berechnung in Textform fordern. Sie nennt die Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen, Vorschüsse, eine kurze Bezeichnung des Gebührentatbestands, die Bezeichnung der Auslagen, die angewandten Nummern des Vergütungsverzeichnisses und bei Wertgebühren den Gegenstandswert. Das Umsatzsteuerrecht verlangt daneben die Angaben des § 14 Abs. 4 UStG und, wo Pflicht, das strukturierte Format.

Eine ZUGFeRD-Rechnung erfüllt beides in einer Datei: Das PDF zeigt die Berechnung nach § 10 RVG, der eingebettete Datensatz trägt die Rechnung im Format der europäischen Norm. Ein Beispiel: Eine Kanzlei vertritt eine GmbH außergerichtlich in einer Forderungssache und rechnet nach dem Ende des Mandats ab.

Im Datensatz wird jede Position der Berechnung zu einer Rechnungszeile mit Bezeichnung, Nettobetrag und Steuersatz; Umsatzsteuer und Summen stehen in eigenen Feldern. Angaben, für die das Format kein eigenes Feld kennt, etwa den Gegenstandswert, nimmt die Bezeichnung oder ein Hinweis zur Rechnung auf. Eine Anrechnung mindert das Entgelt und damit die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer; wie das bei Wertgebühren funktioniert, zeigt Anrechnung der Geschäftsgebühr. Wie sich die Pauschale nach Nr. 7002 bemisst, zeigt der Artikel Post- und Telekommunikationspauschale.

Vorsicht bei verauslagten Gerichtskosten: Was Sie im Namen und für Rechnung der Mandantschaft zahlen, ist ein durchlaufender Posten und gehört nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 UStG ↗). In der E-Rechnung bilden solche Posten eine eigene Steuerkategorie, die sich nach den Prüfregeln zur europäischen Norm nicht mit steuerpflichtigen Positionen in einer Rechnung verbinden lässt. Rechnen Sie verauslagte Kosten deshalb getrennt ab. Der Rechner bietet für eine Berechnung mit durchlaufenden Posten nur das PDF an und weist darauf hin.

Mit einem kostenlosen Konto erstellt der Rechner aus der Berechnung eine Rechnung als PDF oder als ZUGFeRD-Rechnung. Wie Sie dieselbe Rechnung über einen KI-Assistenten vorbereiten, beschreibt RVG mit ChatGPT oder Claude berechnen. Für Betragsrahmengebühren im Sozial-, Straf- und Bußgeldrecht gelten dieselben Regeln zur E-Rechnung; die Besonderheiten der Gebühren stehen im Leitfaden Betragsrahmengebühren nach § 14 RVG.

Häufige Fragen